Výhody elektronickej kartotéky - 1. časť
Rýchlejšie a jednoduchšie vyhľadávanie dokumentácie
V prípade, že máte vedenú dokumentáciu iba v listinnej podobe, musíte každého pacienta dohľadávať v kartotéke. A vyhľadávanie je oproti elektronickej verzii zdĺhavejšie.
Predstavíme si to na príklade. V kartotéke potrebujete vyhľadať meno Ján Svoboda. Vyhľadávať začnete najskôr podľa priezviska, ak narazíte na rovnaké priezvisko u iného pacienta, pokračujete vo vyhľadávaní podľa krstného mena, prípadne potom podľa rodného čísla. V prípade, že je kartotéka preplnená, je takéto vyhľadávanie pomerne veľkým náporom na ruke. Nehľadiac na rôznu výšku kartotéky, to je potom tréning pre celé telo. Vyhľadať týmto spôsobom všetky karty pacientov na daný deň sa celkom pretiahne. A ruku na srdce, fyzioterapeut takú rozcvičku nepotrebuje, počas svojej praxe má pohybu viac ako dosť a ruky by si mal skôr šetriť.
V elektronicky vedenej dokumentácii tieto problémy však odpadajú. Vyhľadávanie je veľmi rýchle, intuitívne a behom niekoľkých sekúnd už máte k dispozícii potrebnú kartu pacienta. Pokiaľ má pacient príliš bežné meno, napr. ako je uvedené vyššie, alebo naopak netradičné a zložité, stačí pri elektronickom vyhľadávaní zadať jeho rodné číslo alebo telefónne číslo a kartu pacienta sa vám okamžite zobrazí.
Lepšie zabezpečenie proti strate dát
Keď je zdravotnícka dokumentácia vedená v listinnej podobe, hrozí tým strata alebo znehodnotenie kariet pacienta. Strata môže byť spôsobená aj vonkajšími vplyvmi, napr. požiarom, povodní alebo krádežou. O tom, že stratou vzniká veľký problém, ani nemusí byť reč, navyše v poslednom uvedenom prípade sa navyše jedná o únik osobných dát pacientov a hrozí ich zneužitie. Znehodnotenie kartotéky môže byť spôsobené aj obyčajným poliatím nejakou tekutinou, text sa rozmaže a je zle čitateľný až nečitateľný.
Takéto nedostatky vie elektronicky vedená dokumentácia riešiť oveľa efektívnejšie a zároveň dokáže dáta lepšie chrániť. Mohli by ste namietnuť, že pri živelných katastrofách môže dôjsť k zničeniu počítača alebo iného úložiska, kde sú dokumenty uložené, ale konkrétne vo Fyzione sú dáta chránené a uchovávané v našom systéme. Pokiaľ vám teda počítač z akýchkoľvek dôvodov doslúžil a už neplní svoju službu, môžete sa jednoducho do svojho účtu prihlásiť z iného zariadenia, a všetko máte opäť ľahko dohľadateľné a nijako nepoškodené.
V prípade vlámania a krádeže môže dotyčný odcudziť počítač aj s dátami. Väčšina používateľov má však prístup do svojho PC chránený prihlasovacími údajmi. Pokiaľ používate systém Fyzion, tiež k nemu potrebujete mať prístupové údaje, a tie prípadný zlodej nepozná. Vaše dáta sú tak pod heslami chránené. Toto je určite bezpečnejšie ako iba uzamknuté karty v kartotéke.
Nezákonné nazeranie do kariet a únik citlivých dát
Do kariet smie nahliadať len pacient, ktorému spis patrí, alebo jeho zákonný zástupca, či osoba určená pacientom. Ďalej do kariet môže nahliadať bez súhlasu pacienta iba zdravotný personál, ktorý náhľad potrebuje na výkon povolania a starostlivosť o pacienta. Do kariet teda iné osoby, než sú vyššie uvedené, nazerať nesmú. Čo si budeme rozprávať, stačí chvíľka nepozornosti, vzdialite sa z ordinácie a karty pacientov tak môžu byť ľahko zneužité. Alebo tiež môže nastať situácia, pri ktorej stačí, aby ste sa venovali pacientovi, zatiaľ čo jeho sprievod môže ľahko urobiť kópiu vyfotografovaním karty iného pacienta. Aj takto môže dôjsť k úniku citlivých dát a ich zneužitiu.
Pokiaľ budete mať záznamy o pacientoch uložené vo Fyzione, dotyčný, ktorý by chcel dáta zneužiť, k nim bude mať značne sťaženú cestou. Pri uspaní počítača alebo odhlásení zo systému je totiž pre páchateľov ťažšie sa k dátam dostať.
Čitateľná dokumentácia
Podľa zákona o vedení zdravotníckej dokumentácie je jednou z podmienok čitateľné vedenie dokumentácie. Ak tomu tak nie je a kontrola zistí nedostatok v čitateľnosti záznamu, môžu vám dokonca hroziť tresty, v lepšom prípade iba prepis dokumentácie pacienta, v horšom prípade finančný postih.
Okrem postihu pri kontrole je zle čitateľná dokumentácia nevýhodná vtedy, ak sa o jedného pacienta strieda viac terapeutov. Každý fyzioterapeut má iné písmo, niektorí doslova "škriabu" a záznam po nich nemožno takmer prečítať. Keď sa teda potrebuje dozvedieť, aké kroky s pacientom váš kolega urobil, ako s ním pracoval, nezostáva vám nič iné ako si informácie spätne dohľadať. Buď sa musíte spýtať priamo pacienta alebo sa obrátiť na kolegu. V oboch prípadoch sa ale môže stať, že si ani jeden nebude istý v tom, ako a čo spolu cvičili. Terapeut má viac pacientov a logicky si nemôže pamätať každého. A bežne si ani pacienti presne nepamätajú, čo s nimi terapeuti robia alebo aké konkrétne cviky pri terapii zaraďujú. Navyše rôzne opravy a doplňovanie záznamu sa má vykonávať novým zápisom, ktorý musí byť označený aktuálnym dátumom.
V zázname by sa nemalo škrtať tak, aby bol pôvodný text nečitateľný. Ak potrebujete text škrtnúť, mali by ste to urobiť jedným ťahom, aby bolo stále možné ho prečítať. V doplnení alebo oprave zápisu v zdravotníckej dokumentácii na žiadosť pacienta sa uvádza dátum, čas vykonania zápisu a poznámka, že ide o opravu alebo doplnenie na žiadosť pacienta. Zápis sa opatrí podpisom pacienta a terapeuta, ktorý opravu či doplnenie vykonal.
