Výhody on-line objednania, alebo čo ocenia vaši pacienti?
Spočiatku, keď odchádzame zo zamestnania a zakladáme si súkromnú prax, hypnotizujeme telefón a vôbec nám nevadí prijímať neznáme čísla, pretože každé neznáme volajúce číslo môže znamenať nejakého nového klienta, poprípade známeho od kamaráta, čo potrebuje pomôcť alebo jednoducho len potenciálneho budúceho klienta.
Nalejme si čistého vína, jednoducho každé nepoznáme číslo sa na začiatku rovná možnosti zárobku.
Pri on-line rezervácii odpadá dilema, kedy je správny čas na hovor
Prvou modelovou situáciou, ktorá môže dostať klienta do nepríjemnej pozície, je telefonické objednanie sa k terapeutovi. Niektorí pacienti sú natoľko empatickí, že rozumejú tomu, keď počas svojej práce nestíhate zdvíhať telefón, ak nemáte k dispozícii asistentku, ktorá by hovory vybavovala za vás. Takí pacienti neradi obťažujú fyzioterapeuta pri práci. Môžu byť neistí, či je lepšie volať v časoch, kedy ordinujete alebo radšej mimo ordinačné hodiny, čo ale predstavuje narušovanie voľného času terapeuta.
Ak je pacient závislý na objednaní sa iba prostredníctvom telefónneho hovoru, nie je vylúčené, že sa svojmu terapeutovi jednoducho počas dňa nedovolá. A tak sa k telefónu uchyľuje celý deň. „V praxi sa mi tiež často stáva, že sa mi pacient dovolá v čase, keď sa mi v ordinácii striedajú klienti. Prirodzene mám veľmi málo času sa objednaniu venovať. Rýchlo tak navrhnem najbližšie možné termíny, ktoré ale nemusia klientovi úplne vyhovovať. Ale pretože ma nechce ďalej zdržiavať, vyberie si jeden z termínov, pričom nakoniec zistí, že mu naozaj nevyhovuje a tak ho neskôr radšej zruší. Výnimkou sú pacienti, ktorých aktuálne trápi nejaká bolesť, v takýchto prípadoch si klienti väčšinou nájdu čas kedykoľvek,“ približuje svoje skúsenosti fyzioterapeutka Jana Truhlářová.
Ďalšou komplikáciou pri nemožnosti on-line objednania je zrušenie terapie. Tí zodpovední sa vám opäť budú snažiť dovolať. Keď sa im to nepodarí, pretože máte počas dňa veľa práce, a na zmeškané hovory nestíhate volať späť, môže sa stať, že pacient v dohodnutom termíne jednoducho nedorazí. A vám potom títo klienti, hoci mali snahu, v kalendári zbytočne zaberajú miesto pre iného pacienta. Keď sa potom pacient potrebuje preobjednať, dostáva sa do rovnakého kolieska neustáleho telefonovania.
On-line rezervácia šetrí čas ako pacientovi, tak aj fyzioterapeutovi
Keď máte k dispozícii on-line rezervačný systém, všetky tieto problémy odpadajú. Kedykoľvek si pacient spomenie, že sa potrebuje objednať na fyzioterapiu, nahliadne do vášho rezervačného systému, v pokoji si prejde všetky voľné termíny a vyberie si ten, ktorý mu vyhovuje najviac. On-line rezerváciou sa jednak znižuje riziko, že klient v stanovenom termíne nedorazí, jednak že by si vybral nevhodný termín len kvôli časovému presu. Naozaj veľká výhoda je v tom, že sa pacient môže objednať naozaj kedykoľvek bez ohľadu na dennú dobu, vašu dovolenku či víkendy a sviatky. Nie je výnimkou, že vás kalendár praská vo švíkoch a vy máte plno dlho dopredu. Ak má pacient záujem prísť skôr ako mu systém ponúka, môže k rezervácii pripísať poznámku, že ak by to bolo len trochu možné, rád by využil skorší termín návštevy. Vy si túto poznámku prečítate a klienta si jednoducho pridáte na zoznam čakajúcich.
Navyše vďaka vyplneným údajom už máte na pacienta e-mail, cez ktorý mu môžete odpovedať, že ste si ho pridali na zoznam, a akonáhle sa uvoľní miesto skôr, dáte mu vedieť.
Netreba viac rozoberať, že takéto on-line zrušenie návštevy u fyzioterapeuta je ďalšou výhodou. Klient, ktorý potrebuje zrušiť svoj termín, si jednoducho si otvorí odkaz, terapiu zruší a nič ďalšie nemusí riešiť.
SMS upozornenie uľahčuje plánovanie
Môže sa tiež stať, že si pacient zabudne zapísať termín svojej návštevy alebo že si ho zapíše zle. Nie je ani ojedinelé, že má klient v kalendári termín zapísaný správne, a napriek tomu na vás zabudne. Na takéto nechcené omyly je pripravená funkcia pripomienky formou sms, ktorá pacientovi príde deň pred návštevou. Vďaka tomuto pripomenutiu má potom pacient ešte čas vziať si v práci dovolenku, nahlásiť svoju neprítomnosť z dôvodu návštevy fyzioterapie alebo upraviť schôdzky na nasledujúci deň. SMS pripomenutie sa môže zdať ako drobnosť, ale z praxe je vyskúšané, ako vám jedna takáto správa môže uľahčiť plánovanie.
SMS oznámenia deň vopred pacient tiež bezpochyby ocenia v prípade, že náhle ochorie. Určite to sami dobre poznáte, keď je vám zle, nemáte iné pomyslenie ako na to ľahnúť si do postele az choroby sa vyspať, nieto premýšľať nad všetkými svojimi úlohami. Klientom v týchto situáciách určite príde vhod, keď je mu návšteva u fyzioterapeuta včas pripomenutá a on stíha v prípade potreby svoj objednaný termín zrušiť. Vďaka SMS a on-line rezervačnému systému pacient iba prejde na odkaz a terapiu zruší. Tým je to pre neho vybavené, a navyše bez prípadných poplatkov za nedodržanie zrušenia terapie 24h vopred.
Bezhotovostná platba vytláča platby v hotovosti
V dnešnej dobe sa už hotovosť veľmi nenosí. Napriek tomu početná časť fyzioterapeutov prijíma iba hotovostné platby. Pre pacientov je to bohužiaľ ďalšia z nepríjemností. Pred svojou návštevou tak musí myslieť na to, aby mal dostatok hotovosti alebo musí byť vopred pripravený vyhľadať najbližší bankomat. Pacienti si obvykle vyberajú hotovosť až tesne pred terapiou, pretože na to nemajú inokedy čas, nespomenú si skôr, a niektorí napríklad nechcú pri sebe nosiť väčší obnos peňazí. Sú potom nútení naplánovať si svoj príchod tak, aby si pred návštevou stačili hotovosť vybrať. „Neraz sa mi v minulosti stalo, že sa klient kvôli výberu hotovosti zdržal na ceste, a potom prišiel na terapiu neskoro. Alebo nastávali aj momenty, že pacient síce dorazil včas, ale bez hotovosti, a potom som z neho po celý čas návšteva cítila stres a nervozitu,“ zdieľa svoju skúsenosť fyzioterapeutka Jana Truhlářová. A nie je nič trápnejšie, ani pre pacienta, ani pre vás, keď sa musí po terapii ospravedlniť, že je bez hotovosti, že musí nájsť najbližší bankomat a peniaze prinesie neskôr.
Bezhotovostné platby sú tak pre pacienta príjemným benefitom, vďaka ktorému mu odpadá stres v dnešnej už tak uponáhľanej a mnohokrát vypätej dobe. Klienti tiež čoraz častejšie oceňujú možnosť rýchlej platby prostredníctvom QR kódu, platbu na faktúru alebo platbu kartou.
Jednoduchý súhlas k GDPR a večná elektronická potvrdenka
V neposlednom rade patrí k výhodám on-line rezervácií aj súhlas k GDPR. Žiadna tlač, ani podpisovanie v prípade rezervačného systému nie je potrebná. Pacientovi stačí kliknúť na tlačidlo "súhlasím", a je vyriešené. Ak má záujem, sú mu samozrejme k dispozícii informácie vzťahujúce sa na súhlas GDPR.
A čo rozhodne pacient vďaka on-line rezervačnému systému ocenia, je elektronická potvrdenka, ktorú len tak niekam nezaloží a nestratí. Elektronická potvrdenka príde klientovi na e-mail, kde ju môže mať stále uloženú, alebo z ktorého si ju môže ďalej uložiť do PC, a potom až treba vytlačiť a uložiť si do svojich dokumentov.
